Legalis & Partners est un cabinet d'avocats international qui gère une grande quantité de documents confidentiels et de communications avec ses clients. Le cabinet est réputé pour sa gestion efficace et sécurisée des informations et cherche continuellement à optimiser ses processus.
**Ce scénario fictif est conçu pour illustrer l'utilisation de SESAR dans un contexte d'entreprise.
Intégration de Secure Exchanges et SESAR
Le cabinet utilise Microsoft Outlook pour ses communications quotidiennes. Pour renforcer la sécurité et l'efficacité, ils ont intégré Secure Exchanges, leur permettant d'envoyer des courriels chiffrés pour tout échange d'informations sensibles.
SESAR est installé sur le serveur de l'organisation, assurant que tous les échanges effectués via Secure Exchanges sont synchronisés et archivés automatiquement. Cela offre une tranquillité d'esprit aux avocats et aux clients, sachant que les communications ne sont pas seulement sécurisées, mais aussi correctement stockées et accessibles si nécessaire.
Utilisation quotidienne et Automatisation
Échange de documents confidentiels : Lorsque les avocats envoient des documents tels que des accords de non-divulgation, des contrats ou des dossiers de litige, ils utilisent Secure Exchanges directement depuis Outlook. Chaque document envoyé est automatiquement chiffré, et un double est stocké sur le serveur SESAR.
Récupération de documents : Les avocats demandent souvent à leurs clients de fournir des documents confidentiels, tels que des preuves pour des cas en cours. En utilisant Secure Exchanges, ils envoient une demande sécurisée par courriel, que le client peut répondre sans nécessiter une licence. Une fois le document reçu, il est synchronisé sur SESAR.
Automatisation via WebHook : Chaque fois qu'un document est reçu ou envoyé, SESAR peut déclencher un WebHook personnalisé. Par exemple, lorsque des preuves sont reçues pour un cas spécifique, le WebHook peut automatiquement archiver ces documents dans le dossier SharePoint du cas concerné, ou mettre à jour le dossier client dans le CRM.
Avantages et règles d'affaires automatisées
Classification des documents : Les WebHooks sont configurés pour classer les documents reçus dans des dossiers spécifiques selon le type de document ou l'affaire en question, comme les dossiers de propriété intellectuelle, les déclarations de témoins ou les pièces à conviction.
Suivi des échanges : Lorsque des documents doivent être revisités ou renvoyés pour clarification, SESAR permet de retrouver rapidement ces documents, même après l'expiration standard de 30 jours.
Processus de révision : Lorsqu'un document est modifié et renvoyé pour approbation, les WebHooks peuvent notifier l'équipe concernée et mettre à jour le statut dans le CRM, assurant que les avocats et les assistants juridiques sont informés des dernières évolutions.
Conformité et audits : SESAR aide le cabinet à respecter des normes strictes de conformité dans la gestion des données et l'audit, en maintenant des registres complets et sécurisés de tous les échanges.
Productivité accrue : En réduisant le temps passé à organiser et à rechercher des documents, SESAR permet aux avocats de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée, comme la stratégie juridique et la représentation des clients.
Conclusion
Pour Legalis & Partners, l'ajout de SESAR à Secure Exchanges a transformé leur façon de gérer les informations sensibles. L'automatisation des tâches administratives et la sécurité renforcée des échanges leur permettent de fournir un service client exceptionnel tout en maintenant une productivité élevée. Les avocats peuvent travailler en toute confiance, sachant que leurs communications sont non seulement protégées mais aussi organisées de manière optimale.
