Consultez le témoignage d'HNA, un prestigieux cabinet comptable du Québec.
Défis et Solutions avec SESAR
**Ce scénario fictif sert à illustrer l'utilisation de SESAR dans un contexte d'entreprise.
ComptaSecure & Partners est un grand cabinet de comptabilité qui s'appuie sur Secure Exchanges intégré à Microsoft Outlook pour la communication sécurisée par courriel avec ses clients. Pour améliorer la gestion de ces échanges, le cabinet a déployé SESAR sur un serveur interne.
Échanges de Documents Financiers
- Scénario : Les comptables envoient régulièrement des rapports financiers et des déclarations de revenus chiffrés à leurs clients.
- Règle SESAR : Chaque rapport financier envoyé est automatiquement synchronisé et stocké sur le serveur interne de ComptaSecure & Partners.
- Avantage : Les documents sont centralisés, assurant une récupération facile pour les audits ou les suivis fiscaux, même si les courriels originaux ne sont plus disponibles chez l'utilisateur final.
Transmission de Documents de Conformité
- Scénario : Les documents de conformité, tels que les vérifications KYC (Know Your Customer), doivent être partagés en toute sécurité avec les clients et stockés conformément à la réglementation.
- Règle SESAR : Chaque échange lié à la conformité est copié dans un dossier client spécifique sur le serveur de ComptaSecure & Partners.
- Avantage : Toutes les preuves de conformité sont facilement accessibles, et les procédures d'audit sont grandement simplifiées.
Processus de Signature pour les Contrats de Service
- Scénario : Le cabinet doit faire signer des contrats de service annuels ou des accords de non-divulgation.
- Règle SESAR : Lorsqu'un courriel pour signature de document est envoyé, une copie du contrat signé est immédiatement synchronisée et archivée sur le serveur.
- Avantage : Même si le client ne retourne pas le document signé dans les délais, le cabinet dispose d'une copie de la tentative de transaction, ce qui est essentiel pour la responsabilité et la persistance des preuves.
Gestion des Demandes et Réponses de Documents d'Audit
- Scénario : Les auditeurs demandent souvent des documents spécifiques, et les réponses doivent être rapides et sécurisées.
- Règle SESAR : Lorsque des documents d'audit sont envoyés via Secure Exchanges, ils sont systématiquement synchronisés et sauvegardés.
- Avantage : Les réponses aux auditeurs sont tracées et archivées, facilitant les réponses aux demandes futures et la préparation aux audits subséquents.
Récupération de Documents Confidentiels
- Scénario : Un associé chez ComptaSecure & Partners doit récupérer des documents fiscaux confidentiels d'un client pour compléter une déclaration de revenus ou un audit. L'associé utilise donc Secure Exchanges via Outlook pour envoyer une demande sécurisée. Le client reçoit un lien pour téléverser ses documents dans une 'enveloppe sécurisée' (un courriel sécurisé permettant l'échange de fichiers), sans avoir besoin de posséder une licence Secure Exchanges.
- Règle SESAR : Dès que les documents sont reçus via l'enveloppe sécurisée, SESAR les synchronise automatiquement sur le serveur dédié de ComptaSecure & Partners. En outre, un webhook peut être déclenché pour notifier les systèmes de gestion internes ou pour initier des processus d'affaires spécifiques, tels que la revue des documents par un auditeur désigné ou leur intégration dans un dossier client existant.
- Avantage : Cela garantit non seulement que tous les documents collectés sont archivés et sécurisés en conformité avec les politiques du cabinet, mais également que le processus est intégré dans les flux de travail existants, rendant la gestion des documents reçus plus efficace et automatisée.
Conclusion
En intégrant SESAR dans leur infrastructure de communication sécurisée via Outlook, ComptaSecure & Partners optimisent le traitement et la gestion des documents confidentiels. Cette capacité à récupérer des documents de manière sécurisée et contrôlée sans exiger de licence externe élimine les barrières pour les clients et consolide la position du cabinet en tant que leader dans l'adoption de technologies de cybersécurité avancées. La récupération, le stockage et le traitement automatisé des documents grâce à SESAR permettent au cabinet de réduire le temps consacré à la gestion manuelle des données et de se concentrer sur l'analyse et le conseil de haut niveau, fournissant ainsi une valeur ajoutée significative à leurs services.
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* ComptaSecure & Partners est un nom fictif utilisé pour illustrer le scénario.
